If it’s business, it’s definitely personal - hoe meetings menselijk maken? - 4 min. read

We brengen dagelijks gemiddeld 8 uur met elkaar samen door op het werk, maar brengen weinig of geen tijd met elkaar ‘menselijk verbindend’ door.   

FullSizeRender.jpg

Dat laatste is geen inzicht uit één of ander boek van een goeroe, of een inzicht vanuit een soort melig sentiment, maar is merkbaar in heel wat bedrijven waar het overleg of ‘de meeting’ als forum geen aandacht heeft gekregen.  We gaan er van uit dat het zakelijke zakelijk is en dus niet persoonlijk, maar samenwerken is wel degelijk een zaak van relaties en persoonlijke omgang.

Tijd om met elkaar relationeel menselijk om te gaan tijdens meetings is er meestal niet meer

Meetings zijn er om zakelijke onderwerpen uit te klaren en om productieve besluiten op papier te krijgen, zodat iedereen weer op zijn eiland kan verder dweilen met de kraan open.  Tijd om met elkaar relationeel menselijk om te gaan tijdens meetings is er meestal niet meer.  Koffiekoeken of vlaai ‘horen nu eenmaal’ bij de verjaardag en worden op het bureau gedropt met de verbale uitgesproken tekst: “Diegene die goesting heeft, neem gerust een stuk.  Ik neem niks terug mee naar huis”. 

Wat maakt een meeting nu menselijk verbindend én zakelijk professioneel?  Gooi je goed lopende meetingstructuur niet overboord, maar kijk even naar onderstaande ideeën om je teamoverleg wat persoonlijker te maken.

Installeer rituelen in je team die op termijn verbindend zijn en niet beschouwd worden als saaie ‘must do’s’.  Onderaan een paar inspirerende voorbeelden;

 - Begin een overleg met de vraag of iemand een positief persoonlijk verhaal wil delen.  Dit hoeft niet perse een zakelijk verhaal te zijn, maar als het kan...waarom niet.  Iets wat je in de organisatie als positief ervaren hebt, een klant die een positieve reactie heeft geuit, een simpele verbetering die je hebt uitgeprobeerd, etc...

- Toon je team zaken, visueel of verbaal, waar zij het echte verschil maken voor klanten, de omgeving en collega’s.  Op die manier verbind je hun werk met de impact die ze hebben op hun omgeving.  Dit geeft de zingeving aan hun werk.

- Blik terug op de voorbije week en ‘markeer’ de successen.  Waar heb je voldoening uit gehaald en wat heeft je dit gebracht?

 - Organiseer maandelijks een afrondingsmeeting (bijv. feed me friday meeting) waar je samen iets eet of gaat eten en ruimte laat om te delen wat de groep wil.  Zonder grote agenda, maar met focus op eigen vragen, verhalen, successen, etc...

Collega’s kunnen je helpen en inspelen op je vraag en je ondersteunen en op die manier stap je met een gerust hart het weekend in.

- Installeer een ‘ontzorg en food for thought’ overleg op het einde van de week. Gebruik, bijvoorbeeld ook op vrijdag, een moment waar je je elkaar ‘ontzorgd’ door terug te blikken op de voorbije week en de mogelijkheid geeft om de komende week bespreekbaar te maken.  Vertel elkaar wat er op ‘jouw’ agenda staat.  Waar zie je het lukken en waar denk je dat het moeilijk gaat worden? Collega’s kunnen helpen en inspelen op je vraag en je ondersteunen.  Op die manier stap je met een gerust hart het weekend in.    Geef wat tips en adviezen mee zodat een collega of team ‘food for thought’ (zaken om over na te denken) heeft en een eigen oplossing kan vinden.   

Aanvullend....  Zorg voor een lange termijn visie wat betreft je meetings.  Maak het niet louter een ‘noodzakelijk’ instrument, maar bekijk het als een continu bouwen aan je team.

Ga niet ‘gezellig doen’ maar doe dat waar het team nood aan heeft en vraag het, zij maken uiteindelijk de meeting en niet de manager of de leidinggevende.

joeri el hazimiComment